Datenschutzerklärung

Etapora wird betrieben von der GUNICO Crown UG (haftungsbeschränkt), Karlstraße 13, 64572 Büttelborn, E-Mail info@gunico-crown.de.

Etapora ist eine Software, die Betriebe aus Bau und Handwerk für ihre Projekte und Termine nutzen. Für die Daten, die ein Betrieb darin verarbeitet — seine Projekte, seinen Kundenstamm, die Zugänge seiner Beschäftigten, die Termine, die Interessenten bei ihm buchen —, ist der jeweilige Betrieb verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO). Für den Betrieb der Website selbst sind wir verantwortlich.

Beim Aufruf verarbeitet unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Angaben: IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Browserkennung. Sie dienen der Auslieferung der Seiten, der Fehlersuche und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir werten sie nicht aus.

Etapora setzt nur Cookies, ohne die es nicht funktioniert (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG): eines für Ihre Anmeldung, solange Sie angemeldet sind, und eines für die gewählte Sprache (ein Jahr). Es gibt keine Analyse, keine Werbung, kein Tracking und keine eingebundenen Dienste Dritter; die Schriften liegen auf unserem eigenen Server.

Über die Buchungsseite eines Betriebs geben Sie Ihren Namen, eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer und optional Ihr Anliegen an. Verantwortlich ist der Betrieb, bei dem Sie buchen; er sieht diese Angaben, sonst niemand. Rechtsgrundlage ist die Anbahnung eines Vertrags mit ihm (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Haben Sie eine E-Mail-Adresse angegeben, bekommen Sie eine Bestätigung und, wenn der Termin weit genug entfernt ist, am Vortag eine Erinnerung. Beide enthalten nur Zeit, Betrieb und Ansprechpartner — nichts von dem, was Sie eingegeben haben — und einen Link, mit dem Sie den Termin absagen oder verschieben. Die Adresse dieses Links ist Ihr Zugang; geben Sie ihn nicht weiter.

Ihre Angaben werden 30 Tage nach dem Termin automatisch gelöscht, auch wenn Sie abgesagt haben. Der Betrieb kann sie jederzeit früher löschen.

Zum Schutz vor massenhaften Buchungen merkt sich der Server Ihre IP-Adresse höchstens 24 Stunden im Arbeitsspeicher; sie wird nicht gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Für Ihren Zugang speichern wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, Ihre Sprache und Ihr Passwort in verschlüsselter Form. Zugänge legen wir auf Wunsch Ihres Betriebs an und löschen sie, wenn Sie ausscheiden oder der Vertrag endet. Was Sie in Projekten schreiben und hochladen, gehört zu den Unterlagen Ihres Betriebs und bleibt bei ihm, auch wenn Ihr Zugang gelöscht wird — dann ohne Ihren Namen.

Betriebe können in Etapora einen Kundenstamm anlegen. Dort steht, was der Betrieb über seine Kunden einträgt: Name oder Firma, einen Ansprechpartner, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und eine freie Notiz. Ein Betrieb kann einen Kunden außerdem einem Projekt als Auftraggeber zuordnen. Verantwortlich ist der Betrieb, der Sie als Kunden führt; er entscheidet, was er einträgt und auf welcher Grundlage. Wir verarbeiten diese Daten in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO) und nur, um ihm den Kundenstamm bereitzustellen.

Sehen kann den Kundenstamm nur der Betrieb selbst, und zwar alle seine Beschäftigten mit Zugang; ändern oder löschen darf ihn nur das Büro des Betriebs. Kein anderer Betrieb sieht ihn — auch nicht der Auftraggeber oder ein Subunternehmer im selben Projekt. Was alle Betriebe einer Projektkette sehen, sind die Projektdaten: Bauherr und Adresse der Baustelle, als Text, den der Betrieb dort selbst einträgt oder aus dem Kunden übernimmt.

Schreibt Ihnen der Betrieb ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung, übernimmt Etapora beim Ausstellen Ihren Namen oder Ihre Firma, Ihre Anschrift und gegebenenfalls Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer in den Beleg, dazu Bezeichnung und Adresse des Bauvorhabens. Ein ausgestellter Beleg ändert sich danach nicht mehr — auch nicht, wenn der Betrieb Sie aus dem Kundenstamm löscht —, denn er ist ein Geschäftsbrief, den der Betrieb aufbewahren muss. Sehen kann ihn nur das Büro des Betriebs. Das PDF dazu erzeugt Etapora auf dem eigenen Server, jedes Mal neu aus diesen Daten; gespeichert wird es nicht, und kein weiterer Dienstleister ist beteiligt.

Der Betrieb löscht einen Kunden jederzeit selbst; mit dem Kunden verschwindet seine Zuordnung zu Projekten, die Projekte und ausgestellte Belege bleiben. Endet der Vertrag mit dem Betrieb, löschen wir seinen gesamten Kundenstamm und seine Belege. Wie lange er Angaben über Sie aufbewahren muss oder darf, richtet sich nach seinen eigenen Pflichten, nicht nach Etapora. Wenn es um Ihre Daten im Kundenstamm geht, wenden Sie sich an den Betrieb.

Betriebe können in Etapora Protokolle führen, etwa eine Abnahme oder die Übergabe eines Gerüsts. Darin stehen Datum, Ort, die Namen der Anwesenden, die Mängel mit Frist und, wenn die Beteiligten unterschreiben, ihr Name, der Zeitpunkt und die mit dem Finger gezeichnete Unterschrift(als Linienzug gespeichert) — oder, wenn niemand zeichnen will, der getippte Name als Bestätigung. Unterschrift, Name und Namen der Anwesenden sind Angaben über Personen. Verantwortlich ist der Betrieb, der das Protokoll aufnimmt; wir verarbeiten die Daten in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

Anders als der Kundenstamm sieht ein Protokoll die ganze Projektkette: der Betrieb, der es aufnimmt, der Auftraggeber darüber und die Subunternehmer darunter, soweit sie diesen Auftrag haben. Nur so erreicht ein Mangel den Betrieb, der ihn beseitigen soll. Andere Betriebe sehen es nicht. Die Unterschrift ist ein Nachweis, dass eine Abnahme oder Übergabe stattgefunden hat; eine qualifizierte elektronische Signatur ist sie nicht.

Ein Entwurf lässt sich bis zum Abschließen ändern und vom aufnehmenden Betrieb löschen. Ein abgeschlossenes Protokoll ändert sich nicht mehr und wird nicht einzeln gelöscht, solange der Auftrag besteht — es ist ein Beweismittel für alle Beteiligten. Die Aufbewahrung richtet sich nach den Pflichten der Betriebe, nicht nach Etapora. Endet der Vertrag mit einem Betrieb, löschen wir die Protokolle an Aufträgen, die sonst niemand mehr erreicht; was andere Betriebe an einem Auftrag noch brauchen, bleibt bei ihnen — ohne Verweis auf die Person, die es aufgenommen hat. Wenn es um Ihre Daten in einem Protokoll geht, wenden Sie sich an den Betrieb, der es aufgenommen hat.

Betriebe können in Etapora die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen: mit „Kommen“, „Pause“ und „Gehen“ am Telefon oder durch Nachtragen. Gespeichert werden Ihr Name zum Zeitpunkt des Eintrags, Beginn, Ende und Pausen, die Art (Arbeit oder Fahrt), auf Wunsch der Auftrag, an dem Sie gearbeitet haben, und eine kurze Tätigkeit — dazu, wer den Eintrag angelegt und zuletzt geändert hat und wann. Etapora ortet nicht: Es gibt keinen Standort und keine Bewegungsdaten, nur das, was Sie oder Ihr Büro eintragen. Zeiten sind Beschäftigtendaten. Verantwortlich ist Ihr Betrieb als Arbeitgeber; er entscheidet, ob und wozu er sie erfasst und auf welcher Grundlage (etwa seiner Aufzeichnungspflicht, im Baugewerbe nach § 17 MiLoG). Wir verarbeiten die Zeiten in seinem Auftrag (Art. 28 DSGVO).

Wer sieht Ihre Zeiten: Sie selbst und das Büro Ihres Betriebs. Beschäftigte mit dem Zugang „Baustelle“ sehen nur die eigenen Zeiten, nicht die ihrer Kollegen; das Büro sieht die aller Beschäftigten des Betriebs, wertet sie aus, korrigiert sie und kann sie als Datei für das Lohnbüro oder eine Prüfung exportieren. Kein anderer Betrieb sieht Ihre Zeiten — auch nicht der Auftraggeber oder ein Subunternehmer im selben Projekt.

Einen eigenen Eintrag ändern oder löschen Sie bis sieben Tage nach seinem Beginn selbst; danach nur noch das Büro. Jede Änderung hält fest, wer sie wann gemacht hat. Etapora weist auf Pausen, lange Arbeitstage und kurze Ruhezeiten hin (Arbeitszeitgesetz) und sperrt nichts; was daraus folgt, entscheidet Ihr Betrieb.

Aufbewahrung: Etapora löscht Zeiten nicht von selbst. Wie lange der Betrieb sie aufbewahren muss oder darf, richtet sich nach seinen eigenen Pflichten, nicht nach Etapora. Scheiden Sie aus und wird Ihr Zugang gelöscht, bleiben Ihre Zeiten beim Betrieb für dessen Aufbewahrungsfrist stehen — mit Ihrem Namen, damit sie als Nachweis taugen, aber ohne Verbindung zu einem Konto. Endet der Vertrag mit dem Betrieb, löschen wir alle seine Zeiten; den Export erledigt der Betrieb vorher. Wenn es um Ihre Zeiten geht, wenden Sie sich an Ihren Betrieb.

Supabase Pte. Ltd. betreibt für uns Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher und übergibt unsere E-Mails an den Mailserver. Die Daten liegen in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Weil Supabase auch außerhalb der EU tätig ist, sichern EU-Standardvertragsklauseln eine mögliche Übermittlung ab.

Hostinger International Ltd. (Zypern) betreibt den Server der Anwendung und unseren Mailserver.

Mit beiden bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch (Art. 15 bis 21 DSGVO). Geht es um einen Termin, ein Projekt oder Ihre Daten im Kundenstamm eines Betriebs, wenden Sie sich am schnellsten an den Betrieb — er sieht Ihre Daten und kann sie sofort löschen. Sonst schreiben Sie uns an die oben genannte Adresse.

Sie können sich außerdem bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel beim Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit in Wiesbaden.